Nei primi anni di questo secolo, ogni giorno, quale che fosse il tempo, con il sole o con la neve,
si vedeva un uomo passeggiare attorno ai bastioni della città di Vienna.
Quest’uomo era Beethoven, il quale, nel corso dei suoi vagabondaggi,
elaborava nella propria testa le magnifiche sinfonie che poi avrebbe messo sulla carta.
Per lui il mondo smetteva di esistere;
invano le persone si levavano il cappello al suo passaggio.
Lui non vedeva nulla; la sua mente era altrove.
(Walter Benjamin)

Il multitasking

Il termine “multitasking” descrive l’abilità di eseguire più attività contemporaneamente. Si tratta di un approccio che coinvolge la gestione simultanea di diverse attività, senza completarne una, prima di passare alla successiva. In un mondo sempre più interconnesso, il multitasking è diventato una competenza molto richiesta e spesso necessaria nelle attività quotidiane. La gestione simultanea di più attività può coinvolgere sia compiti simili che richiedono lo stesso tipo di abilità, sia mansioni diverse che coinvolgono perizie diverse. Chi è abile nel multitasking è dunque capace di passare rapidamente da un compito all’altro. Ciò richiede una flessibilità cognitiva e la capacità di adattarsi a situazioni diverse oltre che stabilire le priorità per potersi concentrare su ciò che è più urgente o rilevante in un determinato momento.

Sebbene questa abilità offra vantaggi in termini di gestione del tempo, essa può aumentare il rischio di errori o portare a una minore precisione nelle singole attività. Tanto per fare un esempio di multitasking, accade spesso, nel mondo del lavoro e della comunicazione, di rispondere alle email mentre si partecipa a una riunione o di elaborare dati mentre si risponde al telefono.

Ma è multitasking anche il guardare la televisione mentre si cucina o il rispondere ai messaggi mentre si pulisce la casa. Però, portare avanti molte cose contemporaneamente può, alla lunga, aumentare il livello di stress ed essere causa di una minore soddisfazione nel completamento delle attività.

Rimane, tuttavia, il fatto che questa competenza può essere comunque vista come una risorsa evolutiva in quanto riflette la capacità umana di affrontare e adattarsi a un ambiente sempre più complesso e interconnesso. In effetti, già nel corso dell’evoluzione, gli esseri umani hanno sviluppato la capacità di gestire simultaneamente diversi aspetti della loro vita quotidiana per rispondere con successo alle crescenti sfide ambientali.

Adattabilità Evolutiva

L’abilità di eseguire più attività contemporaneamente è stata particolarmente utile in quelle fasi dell’evoluzione umana nelle quali l’ambiente richiedeva delle risposte rapide e una altrettanto rapida flessibilità nelle attività quotidiane. Durante la caccia, nell’agricoltura o nella preparazione di un accampamento, gli individui potevano trarre vantaggio dal coordinare le diverse attività per garantire la sopravvivenza e il benessere della comunità.

Gestione limitata delle Risorse

In un ambiente in cui le risorse erano limitate e le sfide quotidiane richiedevano soluzioni immediate, il multitasking ha contribuito a ottimizzare l’uso delle risorse disponibili. Come bilanciare efficienza e qualità? Nell’era moderna, che ha visto aumentare la complessità delle attività quotidiane in modo esponenziale, occorre trovare un equilibrio tra efficienza e qualità dei risultati, un problema, questo, che definirei cruciale.

Open spaces

Altro aspetto importante, in proposito, è quello che riguarda l’ambiente di lavoro. L’analisi del multitasking, collegata a quella degli “open spaces” lavorativi moderni, evidenzia una serie di problemi da non sottovalutare. Gli open spaces rappresentano una disposizione (layout) degli uffici caratterizzata dalla mancanza di pareti o divisioni fisiche tra gli spazi di lavoro. In un ambiente “open space”, i dipendenti sono inevitabilmente soggetti ad un aumento delle distrazioni visive e acustiche. Senza pareti divisorie, il dipendente può trovarsi in uno scenario di costante movimento e di rumori, provenienti da fonti diverse, in grado di compromettere la sua capacità di concentrazione.

La mancanza di divisioni fisiche degli spazi riduce, altresì, la privacy personale. Tutto questo può influenzare negativamente la concentrazione, specialmente quando si tratta di attività che richiedono sia un elevato tasso di attenzione sia una quota di riservatezza. L’elevato livello di stimoli visivi e acustici può portare a un aumento dello stress, mentre l’esposizione a un ambiente frenetico può contribuire a una sensazione di sovraccarico mentale, con conseguente maggiore difficoltà a mantenersi calmi e concentrati.

Una più attenta progettazione degli open spaces potrebbe includere la creazione di zone specificamente dedicate proprio alla concentrazione. Queste aree dovrebbero offrire spazi più tranquilli nei quali fosse possibile ritirarsi nei momenti che richiedono un più alto livello di concentrazione sul lavoro. L’uso di elementi di design, come pannelli acustici, piante e arredi funzionali, può contribuire a ridurre i livelli di rumore e a migliorare la qualità dell’ambiente di lavoro. Un approccio più equilibrato alla progettazione degli open spaces, che tenga conto delle esigenze di concentrazione e privacy, può sicuramente contribuire al rendimento e al benessere complessivo dei dipendenti.

In sintesi, l’organizzazione degli open spaces può essere trattata come un elemento chiave nell’analisi delle sfide legate al multitasking (e alle distrazioni) nel contesto lavorativo.

La prossima settimana affronteremo il problema, ormai piuttosto diffuso, dell’ADHD.